Helsingin yliopisto

Hankinnan kohteena ovat verkkotallennusratkaisuihin (NAS) liittyvät laitteet sekä näiden asennus- ja tukipalvelut. Hankintayksikkönä toimii Helsingin yliopisto ja hankintaan osallistuu hankintayksikön lisäksi Itä-Suomen yliopisto, Oulun yliopisto, Oulun ammattikorkeakoulu, Tampereen yliopisto ja Turun yliopisto. Kukin hankintayksikkö hankkii kilpailutuksen tulosten pohjalta omiin tarpeisiinsa sopivan kokonaisuuden, johon kuuluu yksi (tai useampi) verkkotallennusjärjestelmä ja siihen kuuluvat ohjelmistot ja palvelut. Kullakin hankintayksiköllä on ennestään käytössään yksi tai useampia verkkotallennusjärjestelmä, joita käytetään palvelujen tuottamiseen hankintayksikköjen edustamien korkeakouluyhteisöjen tutkimuksen, opetuksen ja hallinnon tarpeisiin. Tallennusjärjestelmät ovat tyypillisesti kunkin hankintayksikön omistuksessa ja sijaitsevat niiden omissa konesaleissa. Tallennusjärjestelmillä on tyypillisesti ollut noin viiden vuoden elinkaari, mutta itse verkkotallennuspalvelussa olevan datan elinkaari voi olla hyvinkin pitkä. Hankinta on jaettu neljään eri osa-alueeseen ja kilpailutuksen vertailuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin hinta. Hintaa on käytetty kokonaistaloudellisen edullisuuden ainoana vertailuperusteena, koska laatu on huomioitu kattavissa vähimmäisvaatimuksissa. Tilaaja valitsee puitesopimustoimittajikseen kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoajat osa-alueilta B-D ja näiden tarjoajien kanssa tehdään puitesopimus neljäksi (4) vuodeksi, jonka lisäksi on mahdollisuus jatkaa sopimusta kahdella optiovuodella yksi vuosi kerrallaan. Jokainen mukana oleva hankintayksikkö tekee omat sopimuksensa ja vastaavat niistä sopimuskauden ajan. Puitesopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy kilpailuttaa Helsingin yliopistokonsernin (Helsingin yliopisto, Helsingin yliopistokiinteistöt Oy, Helsingin yliopiston rahastot, Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy, sekä näiden omistamat kiinteistö- ja osakkuusyhtiöt) käytettäväksi ilmanvaihtojärjestelmien puhdistus- ja säätötöiden puitesopimuksen. Puitejärjestelyssä valitaan kolme (3) sopimustoimittajaa kokonaistaloudellisesti edullisuuden perusteella. Tilaaja valitsee sopimustoimittajan kullekin työlle erikseen. Samansisältöiset sopimukset laaditaan Helsingin yliopistolle (liite_1) ja Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy:lle. Hankinnan kohteena on Helsingin yliopiston kunnossapitovastuulla olevien kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmiin tehtävät puhdistustyöt. Työt ovat pääosin kanavistojen (myös rasvakanavat), kanavistokomponenttien, ilmanvaihtokoneiden ja päätelaitteiden puhdistustöitä. Lisäksi työt saattavat sisältää puhdistusten yhteydessä tehtäviä ilmanvaihtojärjestelmien mittaus- ja säätötöitä, sekä toimenpiteiden tarvekartoitusta. Helsingin yliopistolla on käytössään yhteensä noin 500 000 huoneisto-m2, joihin teetetään vuosittain tässä tarjouspyynnössä tarkoitettuja töitä. Tiloista noin 95 % sijaitsee pääkaupunkiseudulla mutta myös Mäntsälässä, Hyytiälässä (Juupajoki), Tvärminnessä (Hanko), Lammilla ja Kilpisjärvellä. Tämä hankinta ei koske Kilpisjärven kohdetta. Kilpailutuksen kohteena olevat tilat koostuvat erityistiloista, laboratorioista, opetustiloista ja toimistotiloista. Osassa kiinteistöjä sijaitsee myös ammattikeittiöitä. Osa rakennuksista on rakennussuojelukohteita. Tämä puitejärjestely koskee erillisiä kunnossapito- ja ylläpitoluonteisia ilmanvaihdon puhdistus- ja säätötöitä. Puitejärjestelyyn ei sisälly rakennushankkeiden ja -projektien yhteydessä tehtävät ilmanvaihdon puhdistus- ja säätötyöt, eivätkä laajat projektikohtaisesti toteutettavat peruskorjaus- ja uudisrakennushankkeet (kilpailutetaan erikseen). Kussakin kohteessa tehtävät puhdistus- ja säätötyöt sovitaan ennen töiden aloittamista ja ne sisältävät Rakennustietosäätiön ohjekortin LVI 03-10429 (Työselostuksen laatiminen, ilmanvaihtojärjestelmien puhdistus ja säätö) kohtien 3 ja 4 mukaisia toimenpiteitä, tarkastuksia ja dokumentointeja. Ohjekortti tarjouspyynnön liitteenä 4. Puhdistuksen tarve arvioidaan ja raportoidaan SULVI:n IVKT 2016 ohje 4 ”Ilmanvaihtojärjestelmän puhtauden tutkiminen” (liite 6) mukaisesti. Työt ovat osin kausiluonteisia ja suurin osa työstä tehdään kesä- ja syyskaudella. Tilattaville töille tunnusomaista on, että toimitaan rakennuksissa, joissa on toimintaa. Työt voivat olla muutaman tunnin töistä projektiluonteisesti toteutettaviin töihin. Mahdolliset puhdistustyön yhteydessä suoritettavat korjaustyöt sovitaan erikseen ennen työn aloittamista. Hankintaa koskevia vaatimuksia on tarkemmin kuvattu liitteessä 2 urakkaohjelma. Urakkaohjelmassa termillä urakoitsija tarkoitetaan toimittajaa (tarjoajaa), urakalla tarkoitetaan palvelua, jota toimittaja (tarjoaja) tuottaa ja rakennuttajalla tarkoitetaan tilaajaa.

The University needs one or multiple information systems to support teaching planning and facility processes. In this context, teaching planning refers to a whole which includes • Curriculum design (every four years) • Teaching programme design (every academic year) • Timetabling (including facility booking, every academic year) The system is also able to also support the design and establishment of degree programmes. The information system or systems offered must cover all of these areas and integrations within offered System entity. The University has used a timetabling and facility booking system for more than 10 years. Timetables drawn up annually include information on exact teaching schedules as well as the teachers and facilities assigned to teaching. In addition, University staff and external customers can book the University’s teaching facilities for other purposes (e.g., meetings and conferences). Timetabling is largely reliant on the automated timetable generation enabled by the current system. Currently, we schedule over 200,000 hours of teaching per academic year in our timetabling system, with over 150,000 hours of room bookings in over 400 facilities. The timetabling is carried out by over 100 timetabling officers (usually education coordinators) and a four-person admin team. Timetable planning currently relies heavily on the automatic timetable generation functionality provided by the existing system. With this acquisition, the University of Helsinki aims to implement a unified system that supports several interlinked processes and helps harmonize these processes across the institution. The procurement includes the following components • Deployment project for the Cloud Services • All necessary licenses to run the Cloud Service for four (4) years • Maintenance and Support Services, for four (4) years It must be possible to integrate the information system or systems with other University systems, such as the Sisu student information system. The results of the completed curricula, teaching programmes and timetables, are presented to students and staff in Sisu. Please refer to the attached process descriptions and requirements excels for further details.

The University needs one or multiple information systems to support teaching planning and facility processes. In this context, teaching planning refers to a whole which includes • Curriculum design (every four years) • Teaching programme design (every academic year) • Timetabling (including facility booking, every academic year) The system is also able to also support the design and establishment of degree programmes. The information system or systems offered must cover all of these areas and integrations within offered System entity. The University has used a timetabling and facility booking system for more than 10 years. Timetables drawn up annually include information on exact teaching schedules as well as the teachers and facilities assigned to teaching. In addition, University staff and external customers can book the University’s teaching facilities for other purposes (e.g., meetings and conferences). Timetabling is largely reliant on the automated timetable generation enabled by the current system. Currently, we schedule over 200,000 hours of teaching per academic year in our timetabling system, with over 150,000 hours of room bookings in over 400 facilities. The timetabling is carried out by over 100 timetabling officers (usually education coordinators) and a four-person admin team. Timetable planning currently relies heavily on the automatic timetable generation functionality provided by the existing system. With this acquisition, the University of Helsinki aims to implement a unified system that supports several interlinked processes and helps harmonize these processes across the institution. The procurement includes the following components • Deployment project for the Cloud Services • All necessary licenses to run the Cloud Service for four (4) years • Maintenance and Support Services, for four (4) years It must be possible to integrate the information system or systems with other University systems, such as the Sisu student information system. The results of the completed curricula, teaching programmes and timetables, are presented to students and staff in Sisu. Please refer to the attached process descriptions and requirements excels for further details.

iPadOS tai macOS, tabletit, kannettavat tietokoneet, all-in-one-tietokoneet, pöytätietokoneet, tehotyöasemat, sekä niihin liittyvät lisälaitteet, lisätarvikkeet ja palvelut, jotka on tarkemmin määritelty liitteessä ”Hankittavat tuotteet ja vähimmäisvaatimukset”

Helsingin yliopisto pyytää tarjousta Helsinki Think Company yrittäjyysyhteisön palveluoperaattorin palveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintamenettely suoritetaan avoimen menettelyn mukaisesti. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnan budjetoitu arvo vuodelle 2025 on noin 183 000 € (alv 0%). Kilpailutuksella on tarkoitus löytää sopimustoimittaja toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle. Helsingin yliopisto valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa tekee sopimuksen. Sopimus tulee voimaan sopimusosapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Helsingin yliopisto pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta. Helsinki Think Company on yrittäjyydestä kiinnostuneiden opiskelijoiden yhteisö, väylä omaehtoisen toiminnan toteuttamiseen ja alusta yrittäjyys-, innovaatio- ja työelämätaitojen oppimiseen matalan kynnyksen tapahtumien kautta Helsingin yliopistolla. Helsingin yliopiston innovaatioekosysteemissä Helsinki Think Company on opiskelijoiden inspiroija ja yrittäjyyden alkuvaiheen käynnistäjä, opiskelijoiden oma yrittäjyysyhteisö. Think Company on osa Helsingin yliopiston ja Helsingin kaupungin pitkäjänteistä yhteistyötä alueen kilpailukyvyn ja hyvinvoinnin edistämiseksi. Lisätietoja : https://thinkcompany.fi/ 1. Tavoitteet Helsinki Think Company -toiminta kytkeytyy Helsingin yliopiston laajempaan yrittäjyys- ja innovaatiotoimintaan sekä sitä tukeviin palveluihin. Toiminnan tavoitteena on innostaa opiskelijoiden yrittäjyyteen ja yrittäjämäiseen tekemiseen sekä kasvattaa yrittäjyystaitoja käytännön tekemisen kautta. 2. Hankinnan kohde Tarjouspyynnön kohteena on Helsinki Think Company –toiminnan toteuttaminen. Tarjouskilpailun kautta Helsingin yliopisto etsii palveluoperaattoria Helsinki Think Companyn operatiivisen toiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen yhteistyössä Helsingin yliopiston ja Helsingin kaupungin toimijoiden kanssa. Helsinki Think Companyn jokapäiväistä toimintaa toteuttaa palveluoperaattori, jonka tiimi vastaa toiminnan suunnittelusta ja toteuttamisesta. Tiimi on Think Companyn toiminnan ydin, joka järjestää tapahtumia ja työpajoja, vastaa toiminnan tavoitteita tukevien konseptien luomisesta ja yhteisön fasilitoinnista, tukee yhteiskehittämistä sekä viestii toiminnasta monikanavaisesti. Tiimi ymmärtää Helsingin yliopiston opiskelijoita kiinnostavia aiheita ja tuntee Helsingin yliopiston innovaatiotoiminnan toimintalogiikan. Helsinki Think Companyn toiminta jalkautuu kaikille neljälle Helsingissä sijaitsevalle kampukselle. Toiminnan tulee siis olla monitieteistä ja ottaa huomioon kampusten erilaiset toiveet ja luonteet. Helsingin yliopisto tarjoaa toimintaan tilat. Tarjouksessa on esitettävä malli tilojen hyödyntämiseen osana avointa yrittäjyys- ja innovaatiotoimintaa sekä aktiivista entrepreneurship society -toimintaa. Tehtävänä on myös tehdä tiivistä yhteistyötä Helsinki Think Company ry:n kanssa ja tukea sen entrepreneurship society (ES)-toimintaa, kasvamista ja kehitystä. Vuonna 2014 perustettu Helsinki Think Company ry vastaa erityisesti yhteistyöstä muiden ES-toimijoiden kanssa ja kehittää yrittäjyysyhteisön vapaaehtoistoimintaa yhdessä palveluoperaattorin kanssa. Palveluoperaattori toimii tiiviissä yhteistyössä yhdistystoimijan kanssa. Helsinki Think Companyn palveluoperaattorin toimintaa ohjaa ohjausryhmä, jossa on edustettuna Helsingin yliopisto, Helsingin kaupuni ja Helsinki Think Company ry. 3. Helsinki Think Company palveluoperaattori - tukee Helsingin yliopiston opiskelijoiden omaehtoista toimintaa ja yrittäjyysyhteisöä aktiivisella toiminnalla - innostaa opiskelijoita yrittäjyyteen ja tarjoaa mahdollisuuksia kasvattaa yrittäjämäistä osaamista - suunnittelee ja järjestää tapahtumia, työpajoja ja lyhyitä yrittäjyysohjelmia - vastaa tilojen toiminnasta ja toiminnan organisoimisesta neljällä kampuksella ympäri lukuvuoden - tukee yliopiston yrittäjyyskoulutusta - suunnittelee, toteuttaa ja kehittää viestintää monikanavaisesti - kehittää toiminnan strategisia kumppanuuksia ja hakee täydentävää rahoitusta Palveluoperaattorin tulee tarjota toiminnan toteuttamiseen innostunut tiimi. Tiimiläiset voivat olla uransa alkuvaiheessa, mutta tiimistä tulee kokonaisuutena löytyä osaamista ja valmiuksia perehdyttää. Tiimin kokoonpanossa arvostetaan monitieteisyyttä ja erilaista osaamista.

Helsingin yliopiston Kiihdytinlaboratorio käyttää materiaalifysiikan perustutkimuksiin elektronin antihiukkasia, positroneja. Positronit ovat antimateriaa, joka täytyy erikseen tuottaa käyttöön juuri sillä hetkellä, kun tutkimusta tehdään. Tällä hetkellä Kiihdytinlaboratoriossa on käytössä radioaktiivisiin säteilylähteisiin perustuvia positronilähteitä, joiden käytössä on ongelmia: 1) Lähdettä ei pysty kytkemään pois päältä, kun sitä ei tarvita, jolloin lähde aiheuttaa jatkuvan säteilyriskin. 2) Tekninen ratkaisu, joka liittyy energiasäädeltyjen positronien tuottoon radioaktiivisella lähteellä, on tehoton, jolloin käytettävän säteilylähteen aktiivisuus on oltava erittäin suuri, mikä kasvattaa sekä jatkuvaa että käytönaikaista säteilyriskiä. Yllä mainittuja säteilyn aiheuttamia riskejä pienentääkseen Helsingin yliopisto siirtyy käyttämään sähköistä positronigeneraattoria, jonka käyttö ei perustu radioaktiivisiin säteilylähteisiin. Lisäksi sähköisestä positronigeneraattorista saadaan energiasäädeltyjä positroneja suuremmalla taajuudella kuin nykyisillä teknisillä ratkaisuilla on mahdollista, mikä tehostaa tutkimusta. Tällä hetkellä sähköisiä positronigeneraattoreita valmistaa vain yksi yritys maailmassa, generaattorin tekniikan kehittänyt ja patentoinut yritys Posithôt (Sceaux, Ranska). Hankintaan liittyy 5 vuoden huoltosopimus, joka voidaan hankkia vain Posithôt-yritykseltä, koska mikään muu toimittaja ei tunne laitteen toiminnan yksityiskohtia.

Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy kilpailuttaa Helsingin yliopistokonsernin (Helsingin yliopisto, Helsingin yliopiston rahastot, Helsingin Yliopisto-kiinteistöt Oy sekä näiden omistamat kiinteistö-, tytär- ja osakkuusyhtiöt) Helsingissä sijaitsevissa kiinteistöissä tehtäviä LVI-järjestelmien huolto- ja kunnossapitotöitä. Helsingin yliopistokonserni tilaa LVI-järjestelmiin kohdistuvat korjaus-, huolto- ja kunnossapitotyöt pääkaupunkiseudulla LVI-töiden toimittajilta lukuun ottamatta oman huolto-organisaation suorittamia töitä sekä töistä, jotka on kilpailutettu erikseen. Huoltokohteet koostuvat erityistiloista, laboratorioista, opetustiloista, toimistotiloista, sekä niiden aputiloista. Osa rakennuksista on rakennussuojelukohteita. Hankinta kohdistuu rakennusten lisäksi ulkoalueisiin. Huolto- ja kunnossapitotöille tunnusomaista on, että työskennellään toiminnassa olevissa rakennuksissa. Rakennuksen käyttäjien toiminnasta johtuvat rajoitteet otetaan huomioon töiden suunnittelussa. Huoltotöiden kesto vaihtelee muutamasta tunnista pariin päivään. Kunnossapitokorjaukset ovat yleensä päivästä useisiin viikkoihin. HY247 Huolto ja kunnossapito ohjeistus -dokumentissa (liite 1) on kerrottu hankintaan liittyvistä yksityiskohdista. Dokumentti on yhteinen kaikkiin huolto-, korjaus- ja kunnossapitotöihin. Kukin tehtävä työ tilataan ja sovitaan kohdekohtaisesti erikseen. Tilaaja varaa oikeuden halutessaan teettää suorituksia erillisinä hankintoina (esim. lukitus, kulunvalvonta, rakennustyöt yms.). Nämä toimittajat toimivat ilman eri sopimusta alistettuina toimittajina. Puitesopimus ei muodosta hankintayksikölle määräostovelvoitetta. Tarjouskilpailun perusteella valitaan kolme (3) toimittajaa, joiden kanssa solmitaan puitesopimus. Liitteenä sopimusluonnos (liite 7). Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä kahdella (1+1) vuodella yksi vuosi kerrallaan (Optiot). Tarjoajan mahdollisesti käyttämiä alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin itse tarjoajaa. Tarjoaja vastaa alihankkijan tekemästä työstä kuten omasta työstään. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.