Rahmenvereinbarung für Media-Agenturleistungen im Zusammenhang mit der Realisation einer neuentwickelten Arbeitgebermarke - vorliegend schwerpunktmäßig Durchführung von Werbekampagnen.

Gegenstand der zu vergebenden Rahmenvertragsleistungen (in Zusammenhang mit dem parallel laufenden Vergabeverfahren) zur Erreichung der oben genannten Ziele ist die Beratung, Entwicklung, Konzeption, Gestaltung, Planung und Durchführung von imagefördernden Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der für das Bezirksamt Lichtenberg von Berlin. Im Wesentlichen sind folgende Leistungen zu erbringen, die in den weiteren Abschnitten im Detail erläutert werden: • objektive Beratung bei der Festlegung und Verteilung der zur Erreichung der Kommunikationsziele erforderlichen Media-Budgets • Medianutzungsanalyse der Kernzielgruppen des Bezirksamtes Lichtenberg • Erstellung von Mediastrategien für die 8 Kernzielgruppen (siehe 3.1.3.) • Planung des zeitlichen, räumlichen, inhaltlichen und intensitätsmäßigen Einsatzes der Maß-nahmen in allen Medien Grundsätzliche Anforderungen an die Agentur • Während der Vertragsdauer ist die Kontaktierbarkeit werktags zwischen Montag – Freitag von 9–17 Uhr für den Auftraggeber gegeben • Der Auftragnehmer gewährleistet bei Bedarf die persönliche Anwesenheit in den Räumlichkeiten des Bezirksamtes Lichtenberg – entgeltfrei • Das vom bewerbenden Unternehmen benannten Kernteam muss die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 beherrschen • Erfahrung mit der BITV des Landes Berlin zur Sicherstellung barrierefreier PDF-Dateien mit oder ohne Textinhalt Aufgaben des Auftragnehmers a) Medianutzungsanalyse, Strategie und Planung Der Auftragnehmer erstellt auf Basis von verfügbaren Marktdaten für alle 8 Zielgruppen und ggf. ergänzend für Nachwuchskräfte eine Medianutzungsanalyse und erarbeitet auf dieser Grundlage eine Mediastrategie, die nach den aktuellen Erkenntnissen der Mediaforschung ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis für die Ansprache der definierten Zielgruppen berücksichtigt. Auf Basis der durch den Auftraggeber genehmigten Mediastrategie arbeitet der Auftragnehmer die Mediaplanung aus. Zum Leistungsumfang der Mediaplanung gehören: • Auswertung von Statistiken aus Studien zum Medienverhalten der einzelnen Zielgruppen unter Berücksichtigung von Informationsquellen, die in der Mediaplanung branchenüblich sind (z.B. „best 4 planning“). • das Aufzeigen von Potenzialen für die jeweilige Zielgruppe, um die Bewerbendenzahlen passgenauerer Kandidaten zu erhöhen • Beratung zur Mediaauswahl und zur Festlegung und Verteilung der zur Erreichung der Kommunikationsziele erforderlichen Mediabudgets • Erstellung von Schalt-, Termin-, Kosten- und Motivplänen inklusive Druckunterlagen-schlüssen und Produktionsspezifikationen • laufende Optimierung des Budgeteinsatzes je Werbeträger einschließlich notwendiger Anpassungen und Änderungen während eines Kampagnenflights und immer vor dem folgenden Flight b) Mediaeinkauf Grundlage für Auftragserteilungen an Vermarkter ist die Freigabe durch den Auftraggeber der vom Auftragnehmer vorgelegten Mediaplanung. Zum Leistungsumfang des Einkaufs und der Abwicklung der Medialeistungen gehören: • Einkaufs- und Platzierungsverhandlungen zur Erreichung der optimalen Rabatte unter Berücksichtigung des Gesamtauftragsvolumens • Auftragserteilung an die Vermarkter im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Der Auftragnehmer rechnet vorzugsweise einmal im Quartal in Form einer Sammelrechnung alle Mediaaufwände an den Auftraggeber ab. Es wird die Weitergabe sämtlicher Rabatte, auch Naturalrabatte und Agenturprovisionen an den Auftraggeber erwartet. Der Auftragnehmer erteilt Aufträge erst nach ausdrücklicher schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber. • Erstellung von verbindlichen Kosten- und Terminplänen auf Basis der Auftragsbestäti-gungen der Vermarkter • Erstellung von Vorausrechnungen an den Auftraggeber so rechtzeitig, dass alle Skonti ausgeschöpft werden können, die gänzlich an den Auftraggeber weitergegeben wer-den • Platzierungs- und Qualitätskontrolle anhand von Belegexemplaren • Qualitäts-, Rechnungs- und Platzierungsreklamationen, wenn erforderlich c) Kampagnenführung Social Media & Google Ads • Social Media Advertising Für die Ansprache unterschiedlicher Zielgruppen nutzt das Bezirksamt Lichtenberg 2 Social-Media-Plattformen vorrangig für die Öffentlichkeitsarbeit: - Instagram - X (ehemals Twitter) Für die Arbeitgeberkommunikation sollen 4 Kanäle genutzt werden: - Instagram – Hauptaccount (@ba_lichtenberg) - Instagram – Nachwuchsrekrutierung (@karrierestart_lichtenberg) - LinkedIn – Bezirksamt Lichtenberg von Berlin - XING – Bezirksamt Lichtenberg von Berlin Wird vom Auftragnehmer empfohlen, in einem oder mehreren dieser Plattformen Social Media Ads zu schalten, übernimmt der Auftragnehmer die Auftragserteilung an die Medien im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Eine permanente Analyse und Optimierung muss gewährleistet werden. Die Kampagne soll während der Laufzeit dynamisch ausgesteuert werden. Durch das Learning im Kampagnenverlauf soll das Budget zwischen den verschiedenen Netzwerken und Werbeformaten mit guter Performance verschoben werden können. Reportings mit den Anpassungen der Kampagne und deren vorläufigen Reichweiten sowie Klickraten sind dem Auftraggeber während der Kampagne wöchentlich vorzulegen. Nach Abschluss der Kampagne wird vom Auftragnehmer ein Gesamtreporting erstellt. • Google Ads Auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung nutzen Bewerbende als Einstieg in die Jobsuche Google als erste Quelle. In dem Moment, in dem Mitglieder unserer Kandidatenzielgruppen die Google-Suche nutzen, soll das Bezirksamt Lichtenberg unter den ersten Suchergebnissen auftauchen. Die Anzeigenplätze über den Suchergebnissen sollen hierzu beitragen. Eine permanente Analyse und Optimierung muss durch den Auftragnehmer gewährleistet werden. Die Kampagne soll während der Laufzeit dynamisch ausgesteuert werden.